Giấy phép lao động cho người nước ngoài: những gì đã thay đổi theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Chính phủ ban hành Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025, và Nghị định có hiệu lực ngay trong ngày ký. Nghị định tập trung vào ba nội dung chính: hợp nhất thủ tục, điều chỉnh điều kiện và mở rộng diện miễn giấy phép lao động.

Thủ tục giải trình nhu cầu được gộp vào hồ sơ cấp giấy phép

Theo quy định cũ, doanh nghiệp phải lần lượt thực hiện hai thủ tục: trước hết xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, sau đó nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Nghị định 219/2025 gộp cả hai nội dung vào một văn bản (Mẫu số 03), nên doanh nghiệp chỉ phải nộp hồ sơ một lần.

Nghị định cũng bãi bỏ chế độ báo cáo riêng 6 tháng và hằng năm về tình hình sử dụng lao động nước ngoài. Trong nhiều năm, các báo cáo này chiếm một phần đáng kể khối lượng công việc hành chính của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Điều kiện theo từng chức danh: giảm yêu cầu đối với chuyên gia

Yêu cầu kinh nghiệm đối với chuyên gia giảm từ 3 năm xuống 2 năm, và chỉ còn 1 năm đối với người làm việc trong lĩnh vực ưu tiên. Nhờ đó, doanh nghiệp công nghệ tuyển kỹ sư nước ngoài có thêm nhiều ứng viên đủ điều kiện so với trước đây.

Hồ sơ và các mốc thời gian cần tuân thủ

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép gồm bảy loại giấy tờ

1. Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03)
2. Giấy khám sức khỏe do cơ sở đủ điều kiện cấp (có thể thực hiện qua hệ thống y tế số)
3. Bản sao chứng thực hộ chiếu còn hạn
4. Phiếu lý lịch tư pháp cấp không quá 6 tháng
5. 02 ảnh màu 4x6 cm, nền trắng, không đeo kính
6. Giấy tờ chứng minh vị trí công việc (chuyên gia / nhà quản lý / giám đốc điều hành / lao động kỹ thuật)
7. Văn bản chứng minh quan hệ lao động: hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, thư điều động nội bộ...

Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt.

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ theo các mốc thời gian sau

Mười lăm nhóm trường hợp không cần giấy phép lao động

Có 15 nhóm trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Trong đó, ba nhóm sau có ý nghĩa thực tế nhất đối với doanh nghiệp:

1. Người làm việc dưới 90 ngày mỗi năm được miễn

Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật làm việc tại Việt Nam dưới 90 ngày trong một năm, hoặc di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, được miễn giấy phép lao động.

Đây là thay đổi đáng kể. Quy định cũ chỉ cho phép 30 ngày mỗi lần và tối đa 3 lần trong năm. Quy định hiện hành áp dụng ngưỡng 90 ngày trong một năm và không giới hạn số lần nhập cảnh. Cách tính này phù hợp hơn với các chuyên gia cùng lúc phụ trách nhiều thị trường trong khu vực.

2. Nhà đầu tư góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên được miễn

Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH, chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên được miễn giấy phép lao động.

3. Người làm việc trong lĩnh vực ưu tiên được miễn khi có xác nhận

Người làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số hoặc các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế, xã hội khác, có xác nhận của bộ quản lý ngành hoặc UBND cấp tỉnh, cũng được miễn giấy phép lao động.

Từ ngày 01/01/2026, diện này bao gồm thêm nhân lực công nghiệp công nghệ số chất lượng cao theo Luật Công nghiệp công nghệ số và Nghị định 353/2025/NĐ-CP.

Các nhóm được miễn khác

• Trưởng văn phòng đại diện, dự án của tổ chức quốc tế, phi chính phủ nước ngoài
• Vào Việt Nam dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ, hoặc xử lý sự cố kỹ thuật phức tạp
• Luật sư nước ngoài đã có Giấy phép hành nghề tại Việt Nam
• Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam
• Tư vấn chuyên môn cho chương trình, dự án ODA
• Phóng viên nước ngoài được Bộ Ngoại giao xác nhận
• Giảng dạy, nghiên cứu, chuyển giao chương trình giáo dục quốc tế, có xác nhận của Bộ Giáo dục và Đào tạo
• Học sinh, sinh viên đang học ở nước ngoài thực tập tại Việt Nam
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại
• Tình nguyện viên không hưởng lương theo điều ước quốc tế
• Trường hợp theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

Được miễn vẫn phải xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép

Được miễn giấy phép lao động không có nghĩa là doanh nghiệp không phải làm thủ tục. Doanh nghiệp vẫn phải đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép:

• Hồ sơ: văn bản đề nghị (Mẫu số 01), giấy khám sức khỏe, 02 ảnh 4x6, hộ chiếu còn hạn, giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn
• Nơi nộp: Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi dự kiến làm việc
• Thời điểm: trong vòng 60 ngày, không ít hơn 10 ngày trước ngày làm việc
• Thời hạn giải quyết: 5 ngày làm việc
• Thời hạn giấy xác nhận: tối đa 02 năm

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp chỉ phải thông báo trước 3 ngày làm việc thay vì đề nghị cấp giấy xác nhận. Để biết trường hợp cụ thể thuộc nhóm nào, doanh nghiệp nên đối chiếu trực tiếp các quy định về xác nhận và thông báo trong Nghị định.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan cấp giấy phép lao động

Từ khi chuyển sang mô hình chính quyền địa phương hai cấp ngày 01/7/2025, cơ quan có thẩm quyền đã thay đổi, và nhiều doanh nghiệp vẫn chưa rõ nộp hồ sơ ở đâu.

UBND cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc có thẩm quyền cấp giấy phép. Nếu người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, UBND tỉnh nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính có thẩm quyền.

Sở Nội vụ và Ban quản lý khu công nghiệp chỉ cấp giấy phép khi được UBND cấp tỉnh ủy quyền. Sở Lao động, Thương binh và Xã hội đã được sáp nhập vào Sở Nội vụ; ở cấp trung ương, Bộ Nội vụ hiện là cơ quan quản lý. Các tài liệu hướng dẫn vẫn ghi nộp hồ sơ tại Sở Lao động, Thương binh và Xã hội cần được cập nhật.

Vì mỗi tỉnh ủy quyền khác nhau và chỉ trong một thời hạn nhất định, doanh nghiệp nên kiểm tra quyết định ủy quyền hiện hành của UBND tỉnh nơi mình hoạt động trước khi nộp hồ sơ, thay vì mặc định một cơ quan.

Doanh nghiệp vi phạm có thể bị phạt đến 150 triệu đồng

Từ ngày 10/9/2026, các mức phạt sau áp dụng theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, văn bản thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

Tổ chức bị phạt gấp đôi cá nhân. Các mức phạt nêu trên áp dụng cho cá nhân. Tổ chức bị phạt gấp đôi, nên doanh nghiệp có thể bị phạt từ 60 đến 150 triệu đồng. Người lao động nước ngoài vi phạm còn có thể bị trục xuất.

Những nội dung doanh nghiệp cần rà soát

1. Kiểm tra lại quy trình nội bộ. Quy trình còn giữ bước xin chấp thuận nhu cầu trước 15 ngày là quy trình dựa trên văn bản đã hết hiệu lực, và làm hồ sơ kéo dài không cần thiết.
2. Rà soát nhân sự đang có giấy phép. Một số vị trí nay có thể thuộc diện miễn, đặc biệt là người làm việc dưới 90 ngày/năm và người làm trong lĩnh vực ưu tiên.
3. Xem xét lại ứng viên trước đây chưa đủ kinh nghiệm. Chuyên gia nay chỉ cần 2 năm kinh nghiệm, hoặc 1 năm nếu làm trong lĩnh vực ưu tiên.
4. Xác minh cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại tỉnh nơi doanh nghiệp hoạt động, vì việc ủy quyền có thời hạn và khác nhau giữa các địa phương.
5. Rà soát việc tuân thủ theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, khung xử phạt đang áp dụng.