Văn phòng đại diện là cách thức thuận tiện và thiết thực nhất trong việc hiện diện thương mại tại một nước, đặc biệt là khi các hình thức hiện diện thương mại khác có thể phức tạp và tốn thời gian. Mặc dù vậy, nhược điểm là văn phòng đại diện không tham gia…
Lưu ý về bài viết
Bài viết cung cấp thông tin chung và không thay thế tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể.
Văn phòng đại diện là cách thuận tiện và thiết thực nhất để doanh nghiệp nước ngoài hiện diện thương mại tại một quốc gia, đặc biệt khi các hình thức hiện diện khác phức tạp và mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không được thực hiện bất kỳ hoạt động sinh lợi trực tiếp nào.
Dưới đây, chúng tôi giải đáp các câu hỏi thường gặp về những vấn đề pháp lý cơ bản khi thành lập văn phòng đại diện.
Thương nhân nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài còn thời hạn ít nhất 01 năm kể từ ngày nộp hồ sơ;
- Phạm vi hoạt động của Văn phòng đại diện phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Nếu phạm vi hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam, hoặc thương nhân nước ngoài không có trụ sở tại quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia các điều ước đó, Văn phòng đại diện chỉ được thành lập khi Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý chuyên ngành ("Bộ trưởng có liên quan") chấp thuận.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm các giấy tờ sau
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương, do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài, được dịch ra tiếng Việt và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện, được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Bản sao báo cáo tài chính đã kiểm toán, hoặc văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế, nghĩa vụ tài chính của năm tài chính gần nhất, hoặc giấy tờ tương đương chứng minh thương nhân nước ngoài đang tồn tại và hoạt động. Giấy tờ này phải do cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân (đối với người Việt Nam), hoặc bản sao hộ chiếu (đối với người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt Văn phòng đại diện, gồm:
- bản sao biên bản ghi nhớ (MOU), hợp đồng thuê hoặc giấy tờ khác chứng minh quyền sử dụng địa điểm làm Văn phòng đại diện;
- bản sao giấy tờ chứng minh địa điểm dự kiến đáp ứng các yêu cầu về an ninh, vệ sinh, an toàn lao động và các quy định khác của pháp luật Việt Nam.
Lưu ý: Công ty mẹ ký và đóng dấu toàn bộ hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện. Nếu công ty mẹ ở nước ngoài không có con dấu, toàn bộ hồ sơ phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện gồm các bước sau
Bước 1: Xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Thời gian thực hiện: 7 đến 10 ngày làm việc;
Bước 2: Khắc dấu và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện.
Thời gian thực hiện: 05 ngày làm việc;
Bước 3: Đăng ký mã số thuế của Văn phòng đại diện.
Thời gian thực hiện: 05 đến 07 ngày làm việc.
Thương nhân nước ngoài không được cấp Giấy phép trong các trường hợp sau
- Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên;
- Thương nhân nước ngoài kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép trong thời hạn 02 năm kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trước đó;
- Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của Việt Nam, sức khỏe của nhân dân, hoặc làm hủy hoại tài nguyên, môi trường;
- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan cấp Giấy phép.
Người đứng đầu Văn phòng đại diện bị hạn chế trong một số hoạt động
Người đứng đầu Văn phòng đại diện không được kiêm nhiệm các chức danh sau:
- người đứng đầu Chi nhánh của cùng thương nhân nước ngoài;
- người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
- người đại diện theo pháp luật của cùng thương nhân nước ngoài hoặc của thương nhân khác;
- người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo pháp luật Việt Nam.
Thông tin về Văn phòng đại diện được công bố trên cổng thông tin điện tử
Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn hoặc thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, cơ quan cấp Giấy phép đăng tải các thông tin sau trên cổng thông tin điện tử của mình:
- tên và địa chỉ của Văn phòng đại diện;
- tên và địa chỉ trụ sở chính của thương nhân nước ngoài;
- thông tin về người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- số, ngày cấp, thời hạn hiệu lực của Giấy phép và cơ quan cấp Giấy phép;
- phạm vi hoạt động của Văn phòng đại diện.
Lưu ý:
- Trước ngày 30 tháng 01 hằng năm, Văn phòng đại diện gửi báo cáo hoạt động của năm trước, theo mẫu của Bộ Công Thương, đến Sở Công Thương qua đường bưu điện.
- Theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình các vấn đề liên quan đến hoạt động của mình.
Sau khi thành lập, Văn phòng đại diện phải thực hiện các thủ tục sau
- Hằng năm, công ty nước ngoài xác nhận tiền lương, thu nhập (theo mẫu) của người đứng đầu và người lao động của Văn phòng đại diện;
- Văn phòng đại diện nộp thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm cho người đứng đầu và nhân viên (nếu có). Văn phòng đại diện nên lưu giữ toàn bộ tờ khai thuế, chứng từ nộp thuế và hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hằng năm của người đứng đầu và nhân viên;
- Hằng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm sau, Văn phòng đại diện gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm đến Sở Công Thương (theo mẫu);
- Văn phòng đại diện lập sổ quỹ tiền mặt, ghi chép đầy đủ các khoản thu, chi trong quá trình hoạt động;
- Văn phòng đại diện xin giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
- Văn phòng đại diện ký hợp đồng lao động với người đứng đầu và các nhân viên;
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành.