Trình tự đúng từ khi nhập cảnh đến khi có thẻ tạm trú, bốn trường hợp chuyển đổi mục đích thị thực tại chỗ, phân biệt LĐ1 và LĐ2, công thức xác định thời hạn thẻ tạm trú, bảo lãnh thân nhân và nghĩa vụ khai báo tạm trú.
Lưu ý về bài viết
Nguyên tắc chi phối toàn bộ lộ trình. Giấy phép lao động phải có trước thị thực ký hiệu lao động, và thị thực phải có trước thẻ tạm trú. Người nước ngoài không thể xin thẻ tạm trú diện lao động nếu chưa hoàn tất thủ tục lao động. Sai sót về trình tự ở giai đoạn đầu thường chỉ có thể khắc phục bằng việc người lao động xuất cảnh và nhập cảnh lại.
Thông tin được cập nhật đến tháng 9/2026. Bài viết cung cấp thông tin chung và không thay thế tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể. Biểu mẫu và một số quy định về thủ tục đã được sửa đổi trong năm 2026, nên cần kiểm tra biểu mẫu hiện hành trước khi lập hồ sơ.
1. Giấy phép, thị thực và thẻ tạm trú phải được xin theo đúng trình tự
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đã được tích hợp vào bước này, thay vì là một thủ tục riêng như trước đây.
- Cấp giấy phép lao động trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc. Thẩm quyền cấp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Xin công văn nhập cảnh, còn gọi là duyệt nhân sự, nếu người lao động chưa có mặt tại Việt Nam.
- Nhận thị thực tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, hoặc tại cửa khẩu quốc tế nếu công văn ghi nhận việc cấp thị thực tại cửa khẩu.
- Nhập cảnh và khai báo tạm trú tại nơi ở.
- Nộp hồ sơ xin thẻ tạm trú tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh hoặc Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
- Nhận thẻ tạm trú trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc.
- Sau khi có thẻ tạm trú, người lao động có thể bảo lãnh thân nhân xin thị thực và thẻ tạm trú ký hiệu TT.
2. Nhập cảnh đúng diện là điều kiện tiên quyết
2.1. Bốn trường hợp được chuyển đổi mục đích thị thực tại chỗ
Về nguyên tắc, thị thực không được chuyển đổi mục đích. Pháp luật xuất nhập cảnh chỉ cho phép bốn trường hợp ngoại lệ:
| Trường hợp | Chuyển sang | Điều kiện chứng minh |
|---|---|---|
| Có giấy tờ chứng minh là nhà đầu tư hoặc người đại diện cho tổ chức nước ngoài đầu tư tại Việt Nam | ĐT1 đến ĐT4 | Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thể hiện phần vốn góp. Mức vốn quyết định ký hiệu và thời hạn thẻ tạm trú |
| Có giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ, vợ, chồng, con với cá nhân mời, bảo lãnh | TT | Giấy tờ hộ tịch đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng |
| Được cơ quan, tổ chức mời, bảo lãnh vào làm việc và có giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động | LĐ1 hoặc LĐ2 | Yêu cầu kép: có tổ chức bảo lãnh, và đã có giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận |
| Nhập cảnh bằng thị thực điện tử và có giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động | LĐ1 hoặc LĐ2 | Điểm này được bổ sung riêng cho thị thực điện tử |
2.2. Người nhập cảnh theo diện miễn thị thực đơn phương không có thị thực để chuyển đổi
Quy định về chuyển đổi mục đích chỉ áp dụng cho thị thực. Người nhập cảnh theo diện đơn phương miễn thị thực không được cấp thị thực, nên xét theo câu chữ của quy định thì không có đối tượng để chuyển đổi. Việc luật bổ sung riêng một trường hợp cho thị thực điện tử mà không có trường hợp tương ứng đối với diện miễn thị thực cho thấy rõ hơn khoảng trống này.
Đây là vấn đề chưa được quy định minh thị chứ không phải một điều cấm rõ ràng, do đó thực tiễn xử lý có thể khác nhau. Tuy nhiên, hệ quả thường gặp là người lao động nhập cảnh theo diện miễn thị thực, dù đã có giấy phép lao động, vẫn phải xuất cảnh rồi nhập cảnh lại bằng thị thực ký hiệu lao động theo công văn do doanh nghiệp bảo lãnh.
Nên nhập cảnh bằng thị thực điện tử hoặc thị thực có bảo lãnh. Người lao động dự định hoàn tất thủ tục tại Việt Nam nên nhập cảnh bằng thị thực điện tử hoặc bằng thị thực có bảo lãnh của doanh nghiệp, thay vì sử dụng diện miễn thị thực vì sự thuận tiện ở giai đoạn đầu.
3. Thị thực LĐ1 và LĐ2 áp dụng cho hai nhóm khác nhau
| Ký hiệu | Cấp cho | Giấy tờ bắt buộc |
|---|---|---|
| LĐ1 | Người làm việc tại Việt Nam thuộc diện không phải có giấy phép lao động | Văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động |
| LĐ2 | Người làm việc tại Việt Nam thuộc diện phải có giấy phép lao động | Giấy phép lao động |
Thị thực LĐ1 và LĐ2 có thời hạn không quá 02 năm. Thẻ tạm trú LĐ1 và LĐ2 cũng có thời hạn không quá 02 năm.
Người cần cư trú dài hạn nên xin văn bản xác nhận thay vì chỉ thông báo. Nghị định 219/2025/NĐ-CP cho phép một số trường hợp thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động chỉ cần thực hiện thủ tục thông báo trước 03 ngày làm việc, thay vì xin văn bản xác nhận. Người lựa chọn thủ tục thông báo sẽ không có văn bản xác nhận trong hồ sơ, trong khi hồ sơ xin thị thực và thẻ tạm trú LĐ1 lại yêu cầu giấy tờ này. Vì vậy, người có nhu cầu cư trú dài hạn nên chủ động thực hiện thủ tục xin văn bản xác nhận ngay từ đầu.
4. Doanh nghiệp xin công văn nhập cảnh để người lao động được cấp thị thực
Hồ sơ xin công văn nhập cảnh gồm văn bản đề nghị xét duyệt, kiểm tra nhân sự người nước ngoài theo mẫu; văn bản giới thiệu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền, nộp trong lần đầu; bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép hoạt động; và giấy phép lao động đối với diện LĐ2 hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với diện LĐ1. Đối với diện đầu tư, hồ sơ cần có giấy tờ chứng minh vốn góp; đối với diện thân nhân, hồ sơ cần có giấy tờ hộ tịch.
Cơ quan tiếp nhận là Cục Quản lý xuất nhập cảnh thuộc Bộ Công an. Thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc trong trường hợp thông thường, 03 ngày làm việc nếu nhận thị thực tại cửa khẩu quốc tế, và 12 giờ làm việc đối với trường hợp cấp cứu hoặc khẩn cấp.
Biểu mẫu mới áp dụng từ ngày 01/7/2026. Thông tư 70/2026/TT-BCA ngày 25/5/2026 của Bộ Công an sửa đổi, bổ sung quy định về mẫu giấy tờ liên quan đến nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài, áp dụng biểu mẫu mới từ 01/7/2026. Doanh nghiệp cần kiểm tra biểu mẫu hiện hành trước khi lập hồ sơ, bởi các mẫu đang được lưu hành trong tài liệu hướng dẫn cũ có thể đã thay đổi.
Từ 01/7/2026, Luật số 118/2025/QH15 mở rộng phương thức mời, bảo lãnh qua bưu chính công ích hoặc môi trường điện tử, bên cạnh hình thức nộp trực tiếp.
5. Thời hạn thẻ tạm trú phụ thuộc vào giấy phép lao động và hộ chiếu
5.1. Hồ sơ và cơ quan giải quyết
Hồ sơ gồm văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức bảo lãnh, hoặc của cá nhân bảo lãnh trong trường hợp diện thân nhân; tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú có dán ảnh và đóng dấu giáp lai của cơ quan bảo lãnh; hộ chiếu bản gốc còn thị thực hợp lệ; giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động; ảnh cỡ 2x3 cm phông nền trắng; và giấy xác nhận đăng ký tạm trú.
Cơ quan giải quyết là Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh nơi cơ quan bảo lãnh đặt trụ sở, hoặc Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Thời hạn giải quyết không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
5.2. Lệ phí
Theo Thông tư 25/2021/TT-BTC, lệ phí cấp thẻ tạm trú là 145 đô la Mỹ mỗi thẻ đối với thẻ có giá trị đến 02 năm; 155 đô la Mỹ đối với thẻ có giá trị trên 02 năm đến 05 năm; và 165 đô la Mỹ đối với thẻ có giá trị trên 05 năm đến 10 năm. Lệ phí gia hạn hoặc sửa đổi thị thực là 10 đô la Mỹ mỗi lần.
5.3. Xác định thời hạn thẻ tạm trú
Thời hạn thẻ tạm trú chịu ba ràng buộc đồng thời:
- Ràng buộc hộ chiếu. Thẻ tạm trú phải có thời hạn ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu ít nhất 30 ngày.
- Ràng buộc trần theo ký hiệu. Thẻ LĐ1 và LĐ2 tối đa 02 năm; thẻ TT và ĐT3 tối đa 03 năm; thẻ ĐT2, DH, LS, LV1, LV2, NG3 tối đa 05 năm; thẻ ĐT1 tối đa 10 năm.
- Ràng buộc giấy phép lao động. Thẻ tạm trú LĐ2 không dài hơn thời hạn còn lại của giấy phép lao động. Vì giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thẻ LĐ2 trên thực tế cũng dừng ở mức này.
Thời hạn thẻ tạm trú do đó được xác định bằng giá trị nhỏ nhất trong ba mốc: trần theo ký hiệu, thời hạn giấy phép lao động, và thời hạn còn lại của hộ chiếu trừ đi 30 ngày.
Trên thực tế, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh thường yêu cầu hộ chiếu còn giá trị tối thiểu khoảng 13 tháng để cấp thẻ tạm trú thời hạn 12 tháng. Nếu thời hạn còn lại của hộ chiếu quá ngắn, người lao động nên đổi hộ chiếu trước khi thực hiện thủ tục, thay vì nhận một thẻ tạm trú ngắn hạn rồi phải làm lại thủ tục sau vài tháng.
5.4. Hai ký hiệu thị thực mới áp dụng từ ngày 01/7/2026
Luật số 118/2025/QH15 bổ sung ký hiệu thị thực UĐ1 cấp cho nhân lực công nghiệp công nghệ số chất lượng cao, và UĐ2 cấp cho vợ chồng và con dưới 18 tuổi của người mang thị thực UĐ1, với thời hạn thị thực tối đa 05 năm. Thẻ tạm trú ký hiệu ĐT1, UĐ1 và UĐ2 có thời hạn tối đa 10 năm.
Luật cũng bổ sung nguyên tắc không yêu cầu nộp lại giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành.
6. Người lao động có thể bảo lãnh thân nhân
| Nội dung | Quy định |
|---|---|
| Ký hiệu | TT, cấp cho vợ, chồng, con dưới 18 tuổi của người nước ngoài được cấp thị thực ký hiệu LV1, LV2, LS, ĐT1 đến ĐT4, NN1, NN2, DH, PV1, LĐ1, LĐ2; hoặc cho cha, mẹ, vợ, chồng, con của công dân Việt Nam |
| Thời hạn thẻ tạm trú | Không quá 03 năm, nhưng không vượt quá thời hạn thẻ tạm trú của người bảo lãnh |
| Giấy tờ | Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy khai sinh đã hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng; hộ chiếu còn giá trị; xác nhận khai báo tạm trú |
| Quyền làm việc | Thẻ TT không đương nhiên cho phép đi làm. Thân nhân muốn làm việc vẫn phải có giấy phép lao động hoặc thuộc diện miễn, trừ trường hợp kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam |
Ràng buộc về thời hạn nêu trên dẫn đến một hệ quả thực tế. Vì thẻ TT không vượt quá thời hạn thẻ tạm trú của người bảo lãnh, trong khi thẻ LĐ2 có thời hạn tối đa 02 năm, thân nhân của người lao động thuộc diện LĐ2 phải thực hiện lại thủ tục theo cùng chu kỳ hai năm, dù mức trần của ký hiệu TT là 03 năm.
7. Cơ sở lưu trú phải khai báo tạm trú cho người nước ngoài
Nghĩa vụ khai báo tạm trú thuộc về người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của cơ sở lưu trú, bao gồm khách sạn, nhà nghỉ, nhà trọ, doanh nghiệp và hộ gia đình có người nước ngoài tạm trú. Đây không phải là nghĩa vụ của người nước ngoài.
Việc khai báo được thực hiện qua môi trường điện tử hoặc bằng phiếu khai báo tạm trú nộp cho công an cấp xã, phường. Thông tư 87/2026/TT-BCA ngày 09/6/2026 của Bộ Công an quy định cách thức khai báo và tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài. Cơ sở lưu trú phải kiểm tra giấy tờ và thực hiện việc khai báo trước khi đồng ý cho người nước ngoài tạm trú.
Theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi không khai báo tạm trú là từ 3 đến 5 triệu đồng khi vi phạm với 01 đến 03 người; từ 10 đến 15 triệu đồng với 04 đến 08 người; và từ 15 đến 20 triệu đồng với 09 người trở lên. Tổ chức bị phạt gấp hai lần.
Chủ nhà không khai báo là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị chậm. Một nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ xin thẻ tạm trú bị chậm trễ là chủ nhà cho thuê không thực hiện việc khai báo tạm trú, trong khi hồ sơ lại yêu cầu giấy xác nhận đăng ký tạm trú. Vì vậy, điều khoản về nghĩa vụ khai báo tạm trú nên được đưa vào hợp đồng thuê nhà ngay từ đầu, kèm theo thời hạn thực hiện cụ thể.
8. Khi nghỉ việc hoặc đổi người sử dụng lao động
Giấy phép lao động gắn với một người sử dụng lao động cụ thể. Khi chuyển sang làm việc cho doanh nghiệp khác, người lao động phải xin giấy phép lao động mới, chứ không thực hiện thủ tục cấp lại.
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hết hiệu lực, người sử dụng lao động hoặc người lao động phải nộp lại các giấy tờ này cho cơ quan đã cấp. Trường hợp không nộp lại đúng hạn, cơ quan đã cấp sẽ ra quyết định thu hồi.
Khi giấy phép lao động hết hiệu lực, thẻ tạm trú LĐ2 không còn căn cứ tồn tại, nên người lao động phải thực hiện thủ tục tương ứng với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Doanh nghiệp không nên để khoảng trống giữa thời điểm chấm dứt hợp đồng và thời điểm xử lý giấy tờ cư trú, bởi rủi ro quá hạn tạm trú thuộc về người lao động và mức phạt tăng theo số ngày quá hạn.
Nghị định 219/2025 có một điểm thuận lợi đáng lưu ý: người đã có giấy phép lao động tại một tỉnh được làm việc tại tỉnh khác và chỉ cần thông báo trước 03 ngày làm việc cho cơ quan có thẩm quyền nơi đến. Thủ tục cập nhật địa điểm làm việc trước đây đã được bãi bỏ.
9. Giấy phép lao động phải được gia hạn trước thẻ tạm trú
- Gia hạn giấy phép lao động: hồ sơ được nộp trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn. Theo Nghị định 219/2025, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 02 năm. Đây là thay đổi so với Nghị định 152/2020, văn bản trước đây không giới hạn số lần gia hạn.
- Gia hạn văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động: văn bản này được gia hạn một lần với thời hạn không quá 02 năm. Đây là cơ chế mới.
- Thẻ tạm trú: không có thủ tục gia hạn theo nghĩa kéo dài thời hạn của thẻ cũ. Khi thẻ hết hạn, người lao động phải thực hiện thủ tục cấp thẻ mới.
Trình tự an toàn khi đến chu kỳ gia hạn. Vì thẻ tạm trú mới phụ thuộc vào giấy phép lao động mới, thứ tự đúng là gia hạn giấy phép lao động trước, trong khoảng 45 ngày trước hạn, rồi mới nộp hồ sơ xin thẻ tạm trú mới. Thực hiện theo thứ tự ngược lại có thể dẫn tới việc thẻ tạm trú được cấp với thời hạn ngắn hơn dự kiến, hoặc hồ sơ không được tiếp nhận.
10. Những mốc doanh nghiệp cần theo dõi
- Ngày hết hạn giấy phép lao động của từng người, với cảnh báo trước 60 ngày.
- Ngày hết hạn thẻ tạm trú, với cảnh báo trước 45 ngày.
- Ngày hết hạn hộ chiếu, với cảnh báo trước 06 tháng, vì hộ chiếu còn thời hạn ngắn sẽ làm rút ngắn thời hạn thẻ tạm trú.
- Ngày hết hạn thẻ tạm trú của thân nhân, thường trùng chu kỳ với người bảo lãnh.
- Trạng thái khai báo tạm trú tại nơi ở hiện tại, cập nhật mỗi lần chuyển chỗ ở.
- Số lần đã gia hạn giấy phép lao động, vì giấy phép chỉ được gia hạn một lần.
- Nghĩa vụ nộp lại giấy tờ trong 15 ngày khi người lao động nghỉ việc.