Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, tập trung vào việc siết chặt quản trị doanh nghiệp, tăng cường minh bạch thông tin và trách nhiệm cá nhân của người quản lý. Một trong những điểm mới đáng chú ý là bổ sung nghĩa vụ cho doanh nghiệp về việc thu thập, cập nhật, lưu giữ thông tin về Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi và cung cấp thông tin này cho cơ quan nhà nước khi được yêu cầu.
Quy định về xác định Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi lấy cơ sở từ Khuyến nghị số 24 của FATF (Lực lượng Đặc nhiệm Tài chính về chống rửa tiền) liên quan đến minh bạch về quyền sở hữu hưởng lợi của pháp nhân.
Ngày 30/6/2025, Chính phủ chính thức ban hành Nghị định số 168/2025/NĐ-CP (“Nghị Định”) thay thế Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, trong đó cụ thể hóa nội dung đăng ký Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Nghị Định này cũng có hiệu lực từ 01/07/2025.
Theo FATF Recommendations (Bộ khuyến nghị của Lực lượng đặc nhiệm tài chính)
“Quyền sở hữu hợp pháp và quyền sở hữu hưởng lợi đối với một pháp nhân là hai khái niệm riêng biệt”
Một cá nhân có thể được coi là chủ sở hữu hưởng lợi trên cơ sở người đó là chủ sở hữu/cuối cùng hoặc người kiểm soát cuối cùng của pháp nhân, thông qua quyền sở hữu vốn hoặc thông qua việc thực hiện quyền kiểm soát hiệu quả cuối cùng bằng các phương thức khác.
Mặc dù quyền sở hữu hợp pháp và quyền sở hữu hưởng lợi có thể trùng nhau, nhưng quyền sở hữu hợp pháp hoặc cổ phần chi phối của một công ty có thể đứng tên một cá nhân hoặc một pháp nhân khác không phải là chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng, tức người thực sự kiểm soát tổ chức đó, dù là trực tiếp hay gián tiếp.
Do đó, những cá nhân thực sự kiểm soát cuối cùng đối với một pháp nhân cần được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi, bất kể họ có sở hữu cổ phần vượt mức ngưỡng quy định tối thiểu hay không.
Theo điều 17 của Nghị Định, Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi (UBO) được xác định là cá nhân đáp ứng một trong các tiêu chí sau:
1. Cá nhân sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 25% trở lên vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết của doanh nghiệp;
a) Sở hữu trực tiếp là hình thức sở hữu mà cá nhân đứng tên chính thức và hợp pháp trên giấy tờ đăng ký doanh nghiệp với tư cách là chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông của công ty.
b) Sở hữu gián tiếp được hiểu là một cá nhân thực sự sở hữu thông qua một hoặc nhiều pháp nhân trung gian.
Ví dụ: Cá nhân A sở hữu 90% Công ty X, và Công ty X sở hữu 30% vốn Công ty Y thì A gián tiếp sở hữu 27% vốn Công ty Y. Nếu vượt ngưỡng 25%, A được xác định là UBO của Công ty Y.
2. Cá nhân có quyền chi phối việc thông qua ít nhất một trong các vấn đề sau:
(i) Bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm đa số hoặc toàn bộ:
- Thành viên hội đồng quản trị;và/hoặc
- Chủ tịch Hội đồng quản trị/ hội đồng thành viên; và/hoặc;
- Người đại diện theo pháp luật và/hoặc Giám đốc/ Tổng Giám đốc.
(ii) Sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty;
(iii) Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý;
(iv) Tổ chức lại, giải thể công ty.
Đây là tiêu chí xác định Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi không dựa trên tỷ lệ sở hữu, mà dựa trên quyền kiểm soát thực tế. Cá nhân không cần sở hữu cổ phần mà vẫn có thể bị xem là Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi nếu có khả năng quyết định các vấn đề nêu trên.
Loại Quyền Chi Phối, nếu xác định được, phải được nêu rõ trong danh sách đăng ký Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi.
Theo Tiêu Chí này, cá nhân chỉ cần có một trong số các quyền kiểm soát như được nêu ở trên thì đã có thể xác định là Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi. Như vậy, một doanh nghiệp có thể có nhiều Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi khi xác định theo tiêu chí này.
Hướng Dẫn Và Lưu Ý Khi Xác Định Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi
1. Căn cứ, tài liệu xác minh Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi
Luật Doanh Nghiệp sửa đổi và Nghị Định chưa nêu rõ doanh nghiệp phải có đầy đủ các tài liệu chứng minh khi xác định một cá nhân là Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi tại doanh nghiệp.
Theo FATF, thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi phải là đầy đủ, chính xác và cập nhật, đồng thời định nghĩa cách xác định như sau:
- Thông tin đầy đủ là thông tin đủ để xác định thể nhân là (các) chủ sở hữu hưởng lợi, và các phương tiện và cơ chế thông qua đó họ thực hiện quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát có lợi;
- Thông tin chính xác là thông tin đã được xác minh để xác nhận tính chính xác bằng cách xác minh danh tính và tình trạng của chủ sở hữu hưởng lợi bằng cách sử dụng các tài liệu, dữ liệu hoặc thông tin đáng tin cậy, có nguồn gốc/ được thu thập một cách độc lập. Mức độ của các biện pháp xác minh có thể thay đổi tùy theo mức độ rủi ro cụ thể;
- Thông tin cập nhật là thông tin hiện tại và cập nhật nhất có thể, đồng thời được cập nhật trong một khoảng thời gian hợp lý sau bất kỳ thay đổi nào.
Do đó, chúng tôi cho rằng thông tin về Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi phải có cơ sở, đủ tin cậy để cơ quan nhà nước, tổ chức báo cáo và cơ quan điều tra có thể kiểm tra, xác minh, không thể chỉ dựa vào suy đoán hoặc giả định.
2. Không phải mọi cá nhân có chức vụ trong doanh nghiệp đều được xem là có quyền kiểm soát thực tế theo định nghĩa của FATF.
Việc họ giữ chức danh (như Giám đốc, Chủ tịch, Người đại diện theo pháp luật) chỉ bị coi là quyền kiểm soát thực tế nếu họ thực sự nắm quyền quyết định, chỉ đạo hoặc kiểm soát doanh nghiệp vượt ra ngoài phạm vi chức năng hình thức hoặc luật định, hoặc theo quy trình dự phòng nêu tại bước 3 – Mục 3 như bên dưới.
Những cá nhân nắm quyền tại công ty mẹ và thực tế chỉ đạo hoạt động của công ty con cũng có thể bị xác định là Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi của công ty con, kể cả khi họ không sở hữu trực tiếp hoặc không giữ chức vụ tại công ty con.
3. Thứ tự Ưu Tiên khi xác định Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi
Pháp Luật Việt Nam chưa quy định rõ việc xác định Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi theo thứ tự ưu tiên (tức là nếu đã xác định được ở tiêu chí trên thì không cần phải xác định theo tiêu chí bên dưới), hay là xác định theo phương thức ngang hàng (kiểm tra đồng thời các tiêu chí).
Theo hướng dẫn chính thức của FATF, việc xác định Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi được thực hiện theo một cách tiếp cận ba bước có thứ tự ưu tiên (còn gọi là “cách tiếp cận phân tầng” – cascading approach). Các tiêu chí không được áp dụng tùy ý cùng lúc, mà theo trình tự bước sau chỉ áp dụng khi bước trước chưa xác định được Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi.
- Bước 1 – Sở hữu trực tiếp/gián tiếp: Xác định cá nhân tự nhiên nắm quyền sở hữu thực tế trong pháp nhân. FATF không quy định cố định ngưỡng bao nhiêu, nhưng nhiều quốc gia áp dụng ngưỡng từ hơn 25% quyền sở hữu để xác định có kiểm soát đáng kể. Tại Việt Nam, ngưỡng này là từ hơn 25%.
- Bước 2 – Kiểm soát thông qua các phương thức khác: Trường hợp không có ai thỏa mãn bước 1, hoặc có nghi ngờ rằng người xác định ở bước 1 chưa phải là Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi cuối cùng hoặc chưa bao quát tất cả Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi, thì phải xác định cá nhân kiểm soát pháp nhân bằng các phương thức khác.
- Bước 3 (người quản lý cao nhất) chỉ áp dụng khi không tìm được ai ở bước 1 và 2. Nếu đã có Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi ở bước 1 (hoặc bước 2) thì không sử dụng bước 3 nữa, vì bước 3 mang tính chất dự phòng trong trường hợp “bất đắc dĩ”.
Doanh nghiệp sẽ không coi Giám đốc/Tổng giám đốc là Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi nếu đã nhận diện được một hoặc nhiều Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi thật sự theo sở hữu hoặc kiểm soát.
Ngoài ra, FATF cho phép quốc gia hoặc tổ chức có thể áp dụng cách tiếp cận “đồng thời” ở bước 1 và 2: tức là xác định song song cả cá nhân có sở hữu đáng kể và cá nhân có kiểm soát theo phương thức khác (nếu có) thay vì tuần tự, nhằm không bỏ sót Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi tiềm tàng. Nếu phương án này được Việt Nam lựa chọn, doanh nghiệp sẽ cần chờ hướng dẫn thêm từ các cơ quan chức năng.
Chú thích diễn giải của FATF Recommendation 10 (đoạn 5(b)(i)) nêu rõ trình tự phân tầng: “Measures (i.i) to (i.iii) are not alternative options, but are cascading measures, with each to be used where the previous measure has been applied and has not identified a beneficial owner.” (Tạm dịch: “Các biện pháp (i.i) đến (i.iii) không phải là lựa chọn thay thế cho nhau, mà là các biện pháp phân tầng nối tiếp, mỗi biện pháp chỉ được dùng khi biện pháp trước đó không xác định được chủ sở hữu hưởng lợi”).
Doanh Nghiệp Cần Làm Gì Để Tuân Thủ Về Đăng Ký Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi
Doanh Nghiệp, bất kể được thành lập trước hay sau 01/7/2025, phải tuân thủ quy định về lập, quản lý, lưu trữ và đăng ký danh sách Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi cho các cơ quan nhà nước, cụ thể như sau:
- Đối với doanh nghiệp thành lập mới từ 01/7/2025, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ bao gồm cả danh sách Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi khi đăng ký thành lập doanh nghiệp.
- Đối với doanh nghiệp được thành lập trước đó, nếu có thực hiện hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp (ví dụ thay đổi ngành nghề, địa chỉ, người đại diện…) thì phải cập nhật lại thông tin Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi kèm theo hồ sơ đăng ký thay đổi.
- Doanh Nghiệp ở trên sẽ phải cập nhật lại thông tin Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi khi có phát sinh thay đổi hoặc khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Khuyến Nghị
Doanh nghiệp cần chủ động tuân thủ quy định về xác định và kê khai Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi, bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ xác minh, cập nhật thông tin kịp thời và lưu trữ tài liệu theo đúng yêu cầu pháp luật. Đồng thời, doanh nghiệp nên tham vấn ý kiến luật sư để đảm bảo việc xác định Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi phù hợp bản chất kiểm soát thực tế, tránh rủi ro pháp lý trong hoạt động kinh doanh và giao dịch với đối tác.
Miễn trừ trách nhiệm pháp lý. Tài liệu này được biên soạn dựa trên các quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam (bao gồm Nghị định 168/2025/NĐ-CP) và các Khuyến nghị của FATF về xác định Chủ sở hữu hưởng lợi, kết hợp với quan điểm chuyên môn của Tin & Partners. Thông tin trong tài liệu chỉ nhằm mục đích cung cấp thêm dữ liệu tham khảo và không cấu thành ý kiến tư vấn pháp lý chính thức. Doanh nghiệp nên tham vấn trực tiếp luật sư hoặc chuyên gia pháp lý có kinh nghiệm trước khi áp dụng vào từng trường hợp cụ thể để đảm bảo phù hợp với thực tế và tránh rủi ro pháp lý phát sinh.
